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关于建立扬麦档案库的建议——论建立扬麦档案库的必要性 经过初步的调查，了解到中国麦田计划扬州分社（以下简称扬麦）目前并没有正式的档案管理，档案的保存没有一定的制度规范，记载方式比较随意，我提出“档案库”的概念，遂发现部分人对档案概念的理解有些许偏差及片面性局限性，有些误认为档案就只是人员档案，其实不然，因此我想在此谈点我的理解，希望能抛砖引玉，不到之处，也望有识之士海涵。 拙认为，就扬麦目前的情况及发展趋势，有建立“扬麦档案库”的必要。下面从几个方面进行论述。 一、档案的概念 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 麦田计划是一个组织行为，有存在就有发生，有发生就会形成资料。一个组织在活动中形成的资料不同于个人，故资料进行规范收集整理保管，就形成档案。
二、什么是档案的本质属性
档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。因为档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本。 而扬麦目前的处理方式显然不便于长期保存及查阅。
三、档案包括哪些种类 根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
我建议扬麦的档案如此分类： （一）扬麦人事档案。 包括志愿者简历、申请表，加入后的活动情况记录，及有可能形成的会晤组对某志愿者的统一评估意见。 （二）扬麦财、物档案 因为扬麦涉及到的账款比较单一，所以我想将原先考虑的“会计档案”与“捐赠物档案”暂时合二为一。 会计档案的必要相信大家都很清楚。而捐赠物档案是怎么回事呢？严格上来说，我们经手的受赠物品就应该有严格的记录，我们是经手人的角色，说严重点甚至于需要一个对经手物进行审核的部门，但目前这个情况来说我们还不需要。我们经手的捐赠，也就是旧的衣物和书籍文具，旧衣物如果进行严格登记，是一项相当烦琐也不切实际的工作，我说的严格是指例如对衣物的类别、质地、数量等的详细资料，所以这个不需要也做不到，简略登记来源、大概数量等就够了。而书籍文具，要每一本都登记造册也不现实，但毕竟有很多新的文具，所以希望尽量能将其分类、数目、大概价值等做记载。这样做，一方面属于档案科学管理的规范化范畴，另一方面也杜绝外界人士眼中的账目不清、贪污、以公谋私等的嫌疑，再此也是对捐赠者的一种负责态度及对我们本身参与者的自重的体现，而且便于管理者的工作，不能因为这方面的小事闹出矛盾。 （三）扬麦声像档案 包括视频、照片等。这些在将来都是很珍贵的记忆资料，而且对于宣传工作也有极大的作用。 （四）扬麦文件档案 包括会议记录、会议纪要、活动策划、活动记录、活动总结，及志愿者发表的有效建议或者相关文章等。 （五）麦田文件档案 与麦田计划相关的文字资料，例如麦田介绍、资助方式、总部精神及公告通知之类。 （六）其他 除以上外的其他相关资料。
[此贴子已经被作者于2007-4-24 18:53:39编辑过] | 
发表于 2007-4-24 13:05
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发表于 2007-5-14 16:31
